Fattura elettronica, cos’è e come funziona

Fattura elettronica

Hai letto che dal 1 gennaio 2019 il sistema di fattura elettronica sarà obbligatorio anche tra privati, e temi di arrivare impreparato all’appuntamento?

Non sai che cosa significhi emettere una fattura elettronica e vorresti comprendere che cosa sta accadendo con questo importante cambiamento, cogliendo magari l’opportunità per poter sfruttare immediatamente i vantaggi conseguenti in termini di sicurezza, tempo e denaro?

Abbiamo predisposto per te una guida completa alla fatturazione elettronica: un rapido percorso di pronto utilizzo, per tutti coloro che desiderano saperne un po’ di più sulla digitalizzazione di questo documento.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica non è nient’altro che una fattura digitale, prodotta, trasmessa, archiviata e conservata nel formato XML: si tratta dunque di un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, che permetterà agli operatori di abbandonare il supporto cartaceo, in favore del formato digitale.

Perché la fattura elettronica

Numerose sono le motivazioni alla base di questo cambiamento. In primo luogo, l’utilizzo di un linguaggio informatico omogeneo permetterà all’Agenzia delle Entrate e agli altri enti di controllo di poter effettuare le verifiche del caso.

I vantaggi sono tuttavia anche sul fronte degli operatori, considerato che sarà possibile risparmiare i costi di stampa, di spedizione e di conservazione, abbandonando così in modo definitivo il supporto cartaceo per poter preferire quello digitale.

Fattura elettronica PA

Come noto, a costituire l’esordio di questo nuovo sistema di fatturazione elettronica sono stati i rapporti con la Pubblica amministrazione. La PA soggetta all’obbligo di fattura elettronica comunica al proprio fornitore (l’impresa) un codice univoco composto da numeri e lettere (il codice uffici per la fatturazione elettronica) che dovrà poi essere riportato nel documento unitamente agli altri elementi tradizionalmente presenti (pensa alla partita IVA, all’indirizzo, alla data del documento, e così via). Una volta firmata, la fattura elettronica della PA passa attraverso il Sistema di Interscambio, e poi giunge al fornitore.

Fattura elettronica tra privati

Introdotto quanto sopra, cerchiamo di occuparci di ciò che ci riguarda più da vicino: la fattura elettronica tra privati.

Come anticipavamo, infatti, la Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di emissione e di ricezione delle fatture elettroniche che sono riferite alle operazioni di cessioni di beni e di prestazioni di servizi effettuate mediante soggetti residenti stabiliti o identificati in Italia, oltre alla necessità di procedere con la trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato.

In termini esemplificativi, quanto sopra ha determinato un allargamento dell’obbligo della fatturazione elettronica anche per le imprese. Ma come fare?

Fattura elettronica

Fattura elettronica Agenzia delle Entrate

In realtà la fattura elettronica potrà essere emessa in maniera piuttosto agevole ricorrendo a uno dei software che sono stati previsti per tale scopo. Potrà inoltre essere emessa con strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, che mette a disposizione alcuni servizi come:

  • un software che potrà essere installato sul personal computer;
  • una procedura web e un’app per la predisposizione e la trasmissione al SdI della fattura elettronica;
  • un servizio web che genera un codice a barre QR Code utile per poter acquisire automaticamente le informazioni anagrafiche IVA e l’indirizzo telematico.

Così come avviene per i rapporti con la Pubblica amministrazione, anche in questo caso il SdI effettuerà dei controlli rispetto alle informazioni obbligatorie che devono essere riportate in fattura: in caso di controllo positivo, verrà recapitata una ricevuta di consegna del file, e la fattura si considererà emessa.

Fattura elettronica semplificata verso consumatore finale

Se la fattura elettronica è rivolta a un consumatore finale, o a un soggetto IVA che rientra nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura, l’emittente il documento potrà valorizzare il campo del codice del destinatario con un codice convenzionale: la fattura verrà così recapitata al destinatario mediante la messa a disposizione del file in un’apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Esenzione fattura elettronica

In tal proposito, ricordiamo anche che proprio sulla base di quanto stabilito dalla legge di Bilancio 2018, i professionisti che rientrano nel regime dei minimi o nel regime forfettario non hanno l’obbligo di emettere la fattura elettronica. Per loro, infatti, la fatturazione elettronica è solo una facoltà, della quale sceglieranno se usufruire o meno.

Conservazione fattura elettronica

A margine di quanto sopra, integriamo qualche breve riflessione sulla conservazione della fattura elettronica e delle eventuali note di variazione: i documenti trasmessi e ricevuti mediante SdI potranno infatti essere adeguatamente conservati mediante un servizio di conservazione elettronica messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate in modo gratuito, dopo aver aderito all’accordo di servizio disponibile sullo stesso sito. Sempre mediante lo stesso servizio sarà possibile usufruire di un servizio di ricerca, di consultazione e di acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

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